2 – Excel- of Spreadsheet – Checklist

Er zijn er een aantal dingen waar je rekening mee dient te houden bij het gebruik van een spreadsheet. Boven alles dien je je bewust te zijn dat spreadsheet bestanden in het algemeen een veel lager beveiligingsniveau hebben dan een gemiddeld database gebaseerd systeem. Je dient dit risico in te calculeren en de gepast maatregelen te nemen bij het gebruik en bij (fysiek en elektronisch) transport van het bestand. Het zal niet de eerste keer zijn dat er een spreadsheet met persoonsgegevens op straat terecht komt.

Het tweede waar je rekening mee dient te houden is het feit dat de overhead winst die je denkt te behalen, door het gebruik van een spreadsheet, altijd relatief is. Al kost het in de eerste instantie wellicht meer moeite om dezelfde administratie in een database te krijgen, het voordeel is wel dat vervolgens de mogelijkheden haast oneindig zijn.

Ten derde dient ook rekening gehouden te worden met de mogelijke omvang die de spreadsheet bestanden gaan krijgen. Naast het feit dat veel oudere versie van Microsoft Excel een limiet hebben van 65536 (2 tot de macht 16) rijen, leveren grote en complexe spreadsheet bestanden vaak problemen op. De tijd en geheugen die nodig is voor het herberekenen van formules kan hoog oplopen wanneer de spreadsheet bestanden te “log” worden. Het is ten eerste raadzaam om de optie “Automatisch Herberekenen” uit te schakelen. Ten tweede is het verstandig om regelmatig de eventueel aanwezige complexiteit te reduceren. Dit is met name van belang voor spreadsheet bestanden die binnen een langere termijn worden gebruikt.

De keuze voor een spreadsheet administratie kan in veel gevallen verantwoord worden wanneer bovenstaande zaken in acht worden genomen. Een spreadsheet is in de eerste instantie toch net iets gebruikersvriendelijker dan een database en is iets makkelijker te voorzien van een fancy opmaak. Zonder hiermee nieuwe overhead te willen creëren is het, alvorens voor het gebruik van een spreadsheet te kiezen, verstandig om onderstaande vragen (al dan niet formeel) te beantwoorden:

• Wat is de termijn waarbinnen de spreadsheet gebruikt gaat worden?
• Hoe ga je de lijst overdragen wanneer (bijvoorbeeld door ziekte) je werkzaamheden (tijdelijk) worden overgenomen door een collega?
• Wat is de (toekomstige) omvang van de gegevens?
• Wat is het doel van de spreadsheet?
• Analyse of administratie?
• Wat is de doelgroep van de spreadsheet?
• Gebruiken deze mensen ook allemaal het spreadsheet programma die jij wilt gebruiken?
• Wat is de mate van vertrouwelijkheid van de gegevens?
• Hoe (veilig) wil je de spreadsheet opslaan en verzenden?

vraag ons naar een voorbeeld voor een google spreadsheet administratie